Time and Materials, Fixed-Price, Hybryda — jaki model współpracy z software housem wybrać?

Dlaczego warto wracać do podstaw?

Wybór modelu współpracy z software house’em to temat, o którym w sieci napisano już chyba wszystko. Jednak mając na uwadze różnorodność projektów technologicznych i oczekiwań klientów oraz potrzebę dostosowywania się do zmieniających warunków rynkowych, warto utrwalać tę wiedzę. Wybór modelu współpracy jest przecież kluczem do satysfakcji obu stron i finalnie sukcesu projektu – niezależnie od jego skali. Tym artykułem nie tylko przypomnimy różnice między modelem Time and Materials, Fixed-Price, ale także podpowiemy, który z nich sprawdzi się lepiej w konkretnym projekcie.  

Metodyki zwinne jako wspólny fundament

Bez względu na przyjęty model współpracy, tj. Time and Materials, Fixed-Price, czy ich hybrydę, w większości przypadków sposób pracy opiera się na metodykach zwinnych. Oprogramowanie jest dostarczane iteracyjnie, co oznacza, że prace realizowane są w cyklach, a zespół regularnie dostarcza kolejne elementy oprogramowania. Klient jest na bieżąco angażowany w proces wytwórczy i ma możliwość wglądu w postęp prac oraz weryfikowanie kolejnych przyrostów. Nie tylko pod kątem ewentualnych błędów, ale również pod kątem zgodności z jego oczekiwaniami.

Zasadnicza różnica między modelami współpracy tkwi zatem nie w sposobie realizacji projektu, ale w tym, jak zdefiniowany jest jego zakres i jak ustalone są jego budżet oraz harmonogram. Ma to kluczowe znaczenie dla elastyczności i komfortu współpracy. Trzeba mieć tutaj świadomość, że zakres opisany specyfikacją czy nawet wstępną analizą jest jedynie wyobrażeniem tego, jak powinno działać dostarczone finalnie oprogramowanie. Bardzo często jest tak, że dopiero konfrontacja z konkretnym przyrostem czy z częścią zrealizowanego systemu obrazuje faktyczne potrzeby.

Time and Materials (t&m) – elastyczność w każdej iteracji

W modelu Time and Materials klient rozlicza się za rzeczywisty czas pracy zespołu oraz wykorzystane zasoby. Zakres projektu pozostaje otwarty, co pozwala na jego bieżące dostosowywanie do zmieniających się potrzeb oraz oczekiwań.

Taki model współpracy jest szczególnie korzystny w projektach, w których trudno z góry określić na starcie kompletny zakres wymagań. Dzięki iteracyjnemu podejściu oprogramowanie rozwija się zgodnie z priorytetami biznesowymi, a klient może szybko wprowadzać zmiany.  

Model ten eliminuje konieczność rewizji umowy przy każdej zmianie zakresu, co znacząco upraszcza proces i skraca czas potrzebny na dostosowanie projektu. Wadą jest jednak trudność w dokładnym oszacowaniu całkowitych kosztów realizacji, co może budzić obawy klientów.  

Model ten sprawdza się szczególnie w projektach złożonych, z niejasnym zakresem, cechujących się zmiennością oczekiwań i wymagań, wymagających adaptacji do zmian, z trudnym do zdefiniowania z góry zakresem, bądź po prostu w projektach wymagających natychmiastowego startu prac.

Fixed-Price (fix) – przewidywalność z konsekwencjami

W modelu Fixed-Price zakres, budżet i harmonogram projektu są określane przed rozpoczęciem prac. Takie podejście wymaga dokładnej specyfikacji, a nierzadko szczegółowej analizy poprzedzającej realizację. Dzięki temu obie strony wiedzą, co finalnie zostanie dostarczone na końcu projektu.  

Dla klienta model Fixed-Price wydaje się bezpieczny i komfortowy, ale jego wybór niesie ze sobą istotne konsekwencje. Przede wszystkim budżet takiego projektu, określony przez software house, nie może prowadzić do strat. Musi zatem uwzględniać nieprzewidziane koszty związane z ryzykiem niedoszacowania, z napotkanymi w trakcie realizacji trudnościami, ze zmieniającymi się warunkami realizacyjnymi, itp.  

Dodatkowo pojawiające się w trakcie realizacji zmiany wymagają każdorazowo oceny ich pracochłonności i ewentualnej renegocjacji warunków umowy. Istnieje również ryzyko, że ograniczenia wynikające z budżetu, wymuszą kompromisy, które mogą odbić się na jakości produktu.

Model ten sprawdza się zatem przede wszystkim w małych i niezłożonych projektach, z dobrze zdefiniowanym zakresem, w których zmienność wymagań jest niewielka, bądź w projektach z przestrzenią na szczegółową analizę poprzedzającą realizację.  

Hybryda – satysfakcjonujący kompromis?

Hybryda jest kompromisem między modelami Time and Materials a Fixed-Price. Klient przed uruchomieniem projektu otrzymuje orientacyjną wycenę, która pozwala podjąć decyzję i zaplanować budżet. Dalej jednak prace prowadzone są w duchu elastyczności charakterystycznej dla modelu Time and Materials.  

Zmiany w zakresie nie wymagają rewizji umowy, a zespół realizacyjny może skupić się na jakości produktu. Obie strony muszą jednak pamiętać, że wstępna wycena jest orientacyjnym punktem odniesienia, a faktyczne koszty mogą ulec zmianie w trakcie realizacji projektu.

Jak model zatem wybrać?  

Przede wszystkim należy pamiętać, że niezależnie od wybranego modelu współpracy, sukces projektu zależy od jasnego określenia celów, dobrej komunikacji i wzajemnego zaufania. Model współpracy jest jedynie narzędziem wspierającym sprawną realizację.  

Fixed-Price sprawdzi się przede wszystkim w projektach o umiarkowanej złożoności z jasno zdefiniowanymi wymaganiami, dla których przewidywalność kosztów jest kluczowa, a ryzyko zmian zakresu niewielkie.

Time and Materials sprawdzi się przede wszystkim w złożonych projektach, z niejasnym bądź nieprecyzyjnie zdefiniowanym zakresem, które wymagają dużej elastyczności i szybkiego reagowania na zmiany.

Hybryda sprawdzi się w projektach, w których realizacji oczekiwana jest elastyczność charakterystyczna dla modelu Time and Materials i jednocześnie istotne jest określenie budżetu pozwalające na podjęcie decyzji.  

‍